莘县黄河河务局 行政执法案卷制作（评查）、归档规范

莘县黄河河务局

行政执法案卷制作（评查）、归档规范

根据《山东省行政程序规定》、《山东省行政执法监督条例》《山东省行政处罚档案整理规范》、《山东省行政许可档案管理办法》整理等有关规定，制定本规范。本《规范》两部分：第一部分为行政执法案件法律文书制作规范，包括行政执法程序中立案登记、调查取证、审查决定、送达执行等执法文书制作规范以及入档规范的一般性要求；第二部分为行政执法案卷归档整理规范，包括案卷封面编制、卷内目录的编制、卷内文件的排列、卷内备考表的编制、卷内文件页号的编写、档号编制、档案装订、行政许可档案保管期限等八个项目。具体内容如下：

第一部分：行政执法案件法律文书制作（评查）规范

一、立案登记（6分）

1、立案登记表案情记载清楚，登记时间清晰准确（1分）

2、立案审批表记载当事人姓名（名称）、基本违法事实和依据、承办机构意见、审核意见、行政机关负责人审批意见明确、齐全（4分）

3、立案部门日期签章完整（1分）

二、调查取证（22分）

1、检查（勘验）笔录（6分）

（1）基本内容记录清楚，检查（勘验）时间记载清晰准确（4分）

（2）被检查人对检查（勘验）笔录的意见和签名（用章）完整、清晰；被检查人不在现场或拒绝签名的，应有见证人或两名以上执法人员签名并说明原因。（2分）

2、询问笔录（12分）

（1）笔录的基本内容记录清楚，一份询问笔录针对一个被询问人（4分）

（2）笔录中记载有两名执法人员签名和执法证件编码信息（视为出示执法证件）（4分）

（3）笔录超过两页的，执法人员应让被询问人逐页签字；被询问人拒绝签名的，应有两名以上执法人员签名并说明原因（2分）

（4）笔录有完整日期和签章（2分）

3、调查取证文书和鉴定文书（4分）

（1）基本内容记录清楚，时间清晰准确（2分）

（2）调查取证采取现行登记保存措施的，须经行政机关负责人批准并在法定期限内作出处理决定（1分）

（3）鉴定有明确的结论性意见、完整的日期和签章（1分）

三、审查决定（46分）

1、案件审理文书（6分）

（1）案由和当事人情况记载准确，违法事实记录完整，处理决定依据明确（3分）

（2）案件审理意见、审批意见明确（2分）

（3）有完整的日期和签章（1分）

2、行政决定事先告知书（5分）

（1）当事人的基本情况记载准确，并载明违法事实和法律依据（2分）

（2）明确告知当事人行使陈述权、申辩权和要求听证权的期限（2分）

（3）有完整的日期和签章（1分）

3、行政执法听证告知书（亦可随行政执法事先告知书一并告知）（5分）

（1）当事人主要违法事实和理由（1分）

（2）拟作出行政决定的依据、种类、数额等（3分）

（3）告知当事人听证权利（1分）

4、行政执法听证通知书（2分）

（1）基本内容记录清楚，有明确的时间、地点和签章（1分）

（2）明确告知听证主持人的姓名和要求回避的权利，告知当事人无故不按时参加听证视为放弃听证权（1分）

5、听证笔录（2分）

（1）载明听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人员基本情况（1分）

（2）载明当事人对案件涉及的事实、证据、依据方面的陈述和申辩内容（1分）

6、行政执法决定审批表（6分）

（1）案由和当事人情况记载准确，违法事实记录完整，处理决定依据明确（2分）

（2）案件审理意见、审批意见明确（重大行政执法案件应包括：承办机构意见、法制审核意见、行政机关负责人审批意见）（3分）

（3）有完整日期和签章（1分）

7、行政执法决定书（16分）

（1）当事人基本情况（公民姓名、性别、年龄或身份证号、住址、联系方式；法人单位名称、住址、法定代表人）完整（2分）

（2）行政执法决定书违法事实认定情况以及说明证据采信理由、依据选择理由和行政裁量理由说明情况（依据《山东省行政程序规定》第八十七条规定，可以不说明理由的除外）；对当事人的陈述、申辩理由是否采纳情况（6分）

（3）行政执法决定的履行方式和期限（2分）

（4）申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限告知正确（2015年5月1日起，行政诉讼法定期限为6个月）（4分）

（5）有完整准确的日期和签章（2分）

8、责令（限期）改正通知书（4分）

（1）当事人基本信息和主要违法事实（2分）

（2）违反法律、法规和规章的主要依据（1分）

（3）责令限期改正的时间及逾期不履行通知的法律责任（1分）

四、送达执行（22分）

1、送达回证（8分）

（1）载明送达文书名称（2分）

（2）载明受送达人名称（姓名），载明送达时间地点（2分）

（3）有两名以上送达人签名、收件人签名（4分）

2、行政事业性收费及罚没款（物）票据（4分）

（1）收费、罚没票据上有关机关签章完整（2分）

（2）使用合法票据、交款期限正确，无先于执法决定现象（2分）

3、行政强制执行申请文书（4分）

（1）案件名称准确、被申请人基本情况清楚（1分）

（2）申请执行项目准确，案情叙述准确、理由充分、材料齐备（2分）

（3）审批申请文书的流程材料齐全完整（1分）

4、结案审批表（报告）（6分）

（1）载明结案理由、执法决定执行情况等（未执行部门应说明）（2分）

（2）案件调查人员结案意见及签名、日期完整（2分）

（3）行政机关负责人同意结案的意见、签名、日期完整（2分）

五、执法期限（4分）

1、法定期限或承诺期限内非因法定理由或其他正当理由不履行法定职责的，每件扣2分

2、法定期限或承诺期限内非因法定理由或其他正当理由拖延履行法定职责的，每件扣1分

本项4分扣完为止

六、文书归档（10分）

（1）执法案卷应采用“一案一卷、一卷一号”原则，并使用规范统一的卷宗封面（1分）

（2）卷首目录和卷末备考表填写规范（1分）

（3）卷内文字应当打印或使用碳素墨水、蓝黑墨水书写（1分）

（4）卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码（1分）

（5）案卷线状，卷内无金属物类档案材料（1分）

（6）复印件存档的，需手写或加盖“与原本核对无误”章并由审核人签字（1分）

（7）卷内材料有序（一般按结论、决定、结案处理性文件在前，依据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后排列）（1分）

（8）行政事业性收费、罚没收入通用票据使用复印件入档的，应加盖执法机关印章（1分）

（9）执法文书在制作过程中，如有留白，应在留白下标注“以下空白”字样或使用黑色碳素笔做下划线标注（1分）

（10）案卷执法文书制作无涂改；确有笔误处需要更正的，相关人员应当修改处捺手印确认（1分）

第二部分：行政执法案卷归档整理规范

一、案卷封面编制

案卷封面包括以下内容：

1.全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。

2.案卷类别：行政处罚档案。

3.案件名称（案卷题名）：简要写明违法主体和违法行为。

示例：“XX市XX电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”。

4.处理结果：处罚决定中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。要求分项写明行政处罚的方式。

示例：“1、责令补办型式批准手续；2、罚款XXX元。”

5.卷内文件起止时间：卷内文件形成的起止日期。

示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”

6.保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。

示例1：“永久”

示例2：“30”

示例3：“10”

7.卷内文件数量：本案件共有的档案数量及各卷内的文件份数和页数。

示例：“本案共15卷，本卷为第8卷13件167页”

8.归档号：行政处罚档案的归档顺序号。

案卷格式

案卷格式按《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）规定。案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。

封面用材按照《无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T24-2000）执行。

硬封面的规格：封面尺寸规格采用310mm×220mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

软封面的规格：软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制档案卷内目录，封底内页可印制档案备考表。

二、卷内目录的编制

卷内目录包括以下内容：

1.顺序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。

2.文号：文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

示例：“阳档发[2002]16号”

3.责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文填写。责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。

示例：“莘县县市场监督管理局”。

4.题名：文件的标题。文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[  ]”号。

示例：[关于XX案件的协查函]

5.日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

示例：2003年2月8日填写为“20030208”。

6.页数：按照“一案一卷”组卷，应标识此份文件对应页数。

示例：“06-12”。

7.备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

三、卷内文件的排列

卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。结论性的材料放在前面，印证性的材料放在后面。

行政处罚档案卷内文件材料的一般排列顺序是：

1.行政处罚决定；

2.上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；

3.案件受理、立案审批表；

4.现场检查笔录；

5.登记保存（封存）（扣押）决定书；

6.调查笔录；

7.案件讨论记录；

8.通知存根；

9.行政处罚告知书；

10.送达回证；

11.解除登记保存（封存）（扣押）决定书；

12.案件移送书；

13.案件办理报批书；

14.听证申请书，举行听证通知书及听证笔录；

15.建议书；

16.检验（检定）（鉴定）委托书；

17.涉案物品清单；

18.强制执行申请书；

19.涉案物品处理记录、处理凭证；

20.结案报告；

21.其他应归档的文件材料。

行政许可档案可按以下顺序排列：

（一）案卷封面；

（二）卷内文件目录；

（三）行政许可决定书、审批表和许可证（批）件复印件；

（四）行政机关审查形成的、以及行政机关收集的书面材料；

（五）受理或不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料；

（六）听证材料；

（七）行政机关延期办理和批复文书；

（八）申请人提交的申请材料：

1．行政许可申请表、申请报告；

2．申请人及委托代理人的身份证明、委托书；

3．营业执照或企业名称核准材料；

4．经营场所有效使用证明（租赁合同、房产证等）；

5．经营场所地理位置图、平面图、施工图等；

6．从业人员一览表及资质证明等；

7．管理组织机构及制度；

8．其他材料（检测报告等）。

四、卷内备考表的编制

卷内备考表内容包括：

1.本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。

2.立卷人：由责任立卷者签署。

3.检查人：由档案质量审核者签署。

4.立卷时间：完成档案立卷的日期。

五、卷内文件页号的编写

卷内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字编写。

六、档号编制

按《档号编制规则》（DA/T13-1994）规定编制。由全宗号、案卷目录号（或类别号）、案卷号、顺序号（件）号、页（张）号组成。档号采用以下两种结构中的一种：

全宗号-案卷目录号-案卷号-顺序号（件）-页（张）号

示例：“J035-005-016-025”

全宗号-类别号-案卷号（件）号

示例：“J036-1·3-021”

1.全宗号：档案馆（室）给定每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

示例：“J036”

2.案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿拉伯数字标识。

3.类别号：馆（室）藏档案类别的代码。是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

4.案卷号：档案排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的档案，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。

示例：“J063-016-123（1）”

5. 硬封面卷脊填写年度、全宗号、案卷目录号（类别号）、案卷号。

七、档案装订

档案装订采用三孔一线和不锈钢钉的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。

八、行政许可档案保管期限

重大行政决策或引发社会关注的行政许可档案保管期限为永久。

一般经营许可、工程建设类许可、资质许可档案的保管期限为10年，有争议或具有典型作用的许可档案保管期限为30年。

行政许可有效期20年以上的保管期限为永久，其他行政许可档案的保管期限为定期（10年、30年），或以申请单位许可证件的有效期为准。一般许可证有效期届满失效之日起或单位自行申请注销之日起满2年后可不再保存。

许可档案保管期限到期时，经鉴定其档案无保存价值的可按有关规定要求销毁。